Documentos corporativos são instrumentos vivos que evoluem conforme processos e regras de negócio amadurecem. No AlfredoERP, a evolução de um documento já aprovado obedece a princípios rígidos de integridade: nenhum conteúdo homologado é sobrescrito de maneira silenciosa, garantindo que o histórico e a rastreabilidade das decisões sejam mantidos no sistema.
1. Objetivo
Explicar como propor modificações em documentos que já estão vigentes e orientar colaboradores e gestores sobre a consulta ao histórico completo de versões, registros de aprovação e linha do tempo de alterações.
2. Como Propor Alterações em Documentos Aprovados
- Acesse Manuais e Processos > Documentos e localize o documento vigente que precisa ser atualizado.
- Clique no botão Editar. Quando o documento requer aprovação, o sistema exibe um aviso em destaque: "Este documento exige aprovação. Se editado, você criará uma nova Solicitação de Mudança."
- Realize as alterações desejadas nas seções, textos ou instruções operacionais.
- Ao salvar o documento, o sistema cria automaticamente uma nova revisão em estado de Rascunho.
- A versão que estava aprovada continua como a versão pública vigente no sistema. Os demais usuários continuarão consultando o conteúdo homologado até que a nova solicitação complete seu ciclo de aprovação.
- O autor deve acessar a solicitação pelo botão inteligente Solicitações de Mudança, preencher o resumo das novidades e acionar Enviar para Revisão.
3. Consulta ao Histórico de Versões
Para auditar como o documento evoluiu ao longo do tempo, utilize os recursos nativos de rastreabilidade:
- Aba Histórico no Documento: Na parte inferior do formulário do documento, a tabela de histórico lista todas as versões homologadas com:
- Identificação numérica da revisão e resumo das melhorias;
- Nome do autor da proposta e data de criação;
- Nome do aprovador responsável e data exata de homologação.
- Botão Inteligente Solicitações de Mudança: No topo da página, exibe a contagem total de revisões registradas para o documento, permitindo acessar tanto versões antigas canceladas quanto revisões em rascunho ou pendentes.
- Painel de Rastreabilidade e Linha do Tempo: No rodapé e lateral do formulário, a linha de eventos registra cada marco da vida do documento (criação, envio para revisão, notas explicativas de aprovadores e notificações automáticas de homologação de nova versão).
4. Distinção: Alteração de Conteúdo versus Revisão Periódica
É importante não confundir dois conceitos distintos presentes na governança do AlfredoERP:
- Alteração de Conteúdo (Versionamento): Ocorre quando o texto, as instruções ou as regras do documento são modificados. Esse processo gera uma nova versão numérica e exige novo ciclo de submissão e aprovação para entrar em vigor.
- Revisão Periódica sem Alteração: É a conferência rotineira de vigência executada periodicamente para atestar que o documento permanece atual, sem que o texto seja alterado. Esse fluxo possui controles específicos de periodicidade e vencimento.
Segurança e Auditoria: O fluxo de versionamento preserva as versões anteriores aprovadas, mantendo a rastreabilidade da evolução do documento. Mesmo após a aprovação de uma versão recente, todas as versões anteriores permanecem disponíveis para consulta em auditorias de qualidade e compliance.
5. Próximos Passos
Explore as etapas detalhadas de configuração e homologação do fluxo documental:
- Como configurar aprovação obrigatória e grupo aprovador
- Como submeter um documento para aprovação
- Como aprovar ou rejeitar uma solicitação de mudança