Para garantir a conformidade, a padronização operacional e a segurança da informação, documentos estratégicos no AlfredoERP — como manuais, procedimentos operacionais padrão e políticas corporativas — podem exigir aprovação formal prévia antes de entrarem em vigência. A configuração de aprovação obrigatória impede que novas criações ou edições entrem em vigor de forma imediata sem a avaliação de um responsável qualificado.

1. Objetivo

Ensinar a gestores documentais e administradores do sistema como habilitar a obrigatoriedade de aprovação em categorias de documentos e definir o grupo corporativo autorizado a homologar o conteúdo.

2. Permissões e Pré-requisitos

  • Permissão de Acesso: Apenas usuários com perfil de Gestor Documental ou Administrador do sistema têm acesso às configurações estruturais de categorias. Usuários com perfil operacional (autores e leitores) não podem alterar regras de governança de categorias.
  • Grupos de Usuários Cadastrados: A empresa deve possuir grupos de trabalho configurados no sistema para atuar como instâncias aprovadoras (por exemplo, Gestão da Qualidade, Diretoria de Operações ou Segurança Corporativa).

3. Passo a Passo da Configuração

  1. No menu principal do sistema, acesse Manuais e Processos > Estrutura > Categorias.
  2. Na listagem de categorias organizacionais, clique sobre a categoria que deseja parametrizar (por exemplo, Políticas Corporativas ou Procedimentos Operacionais).
  3. No formulário da categoria, localize a seção de governança e marque a caixa de seleção Exigir aprovação.
  4. Ao ativar a opção, o campo Grupo aprovador torna-se visível e de preenchimento obrigatório.
  5. Selecione no campo o grupo de usuários que será responsável por homologar os documentos vinculados a esta categoria.
  6. Clique em Salvar para aplicar as novas regras de governança.

Dica de Governança: Recomenda-se definir grupos aprovadores multidisciplinares para categorias críticas, assegurando que as solicitações de mudança sejam revisadas com agilidade mesmo durante férias ou ausências de colaboradores.

4. Herança e Efeito Prático nas Operações

  • Herança Automática: Ao ativar a aprovação obrigatória em uma categoria principal, todas as subcategorias criadas sob ela e todos os seus documentos herdam automaticamente a exigência de aprovação e o grupo aprovador correspondente.
  • Bloqueio de Vigência Direta: Documentos pertencentes a categorias com aprovação obrigatória nunca entram em vigor imediatamente após a criação ou edição. Toda modificação gera uma solicitação de mudança que requer submissão formal.
  • Visualização da Regra: No formulário de cada documento herdado, o sistema exibe indicadores visuais informando que a página está sujeita a controle obrigatório de aprovação.

5. Próximos Passos

Após parametrizar a categoria, explore os fluxos operacionais complementares de governança:

  • Como submeter um documento para aprovação
  • Como aprovar ou rejeitar uma solicitação de mudança
  • Como alterar um documento já aprovado e consultar o histórico de versões