Quando um documento pertence a uma categoria com aprovação obrigatória no AlfredoERP, sua elaboração ou atualização começa em estado de rascunho. Para que as diretrizes sejam homologadas e entrem oficialmente em vigência na empresa, o autor responsável deve realizar a submissão formal para a esteira de revisão.
1. Objetivo
Orientar autores e responsáveis pela redação de documentos sobre como formalizar a entrega do conteúdo concluído, transitando o registro do estado de rascunho para a fila de homologação dos aprovadores.
2. Pré-condições para Submissão
- O documento deve estar vinculado a uma categoria com aprovação obrigatória ativada.
- O documento ou a revisão correspondente deve estar em estado Rascunho.
- O usuário conectado deve ser o autor responsável pela criação do rascunho da revisão.
3. Passo a Passo da Submissão
- Acesse o menu Manuais e Processos > Documentos e abra o documento em elaboração.
- No cabeçalho superior do formulário do documento, localize o botão inteligente Solicitações de Mudança e clique para abrir a revisão em andamento.
- No formulário da solicitação, revise as informações de controle:
- Versão: Identificador da revisão proposta (por exemplo, Rev 01 ou Atualização 2026).
- Resumo: Descrição sucinta dos objetivos e das mudanças contidas na versão.
- Conteúdo: Texto integral formatado do documento.
- Clique no botão de destaque Enviar para Revisão no cabeçalho do formulário.
- O status da solicitação será atualizado imediatamente de Rascunho para Aguardando Aprovação.
Boas Práticas: Antes de clicar em Enviar para Revisão, recomenda-se revisar gramaticalmente o conteúdo textual, o título e as classificações, além de preencher um resumo claro das alterações no campo específico. Esse texto será a principal referência utilizada pelo aprovador durante a tomada de decisão.
4. Comportamento do Documento Após a Submissão
- Status do Documento Principal: Na barra de progresso do documento, o status exibirá o estágio Aguardando Aprovação.
- Proteção Contra Edição Concorrente: Enquanto uma solicitação estiver aguardando aprovação, o conteúdo fica bloqueado para novas alterações simultâneas, assegurando que o texto avaliado pelo aprovador não seja modificado durante a análise.
- Notificação aos Aprovadores: O sistema registra a solicitação e aciona o mecanismo de notificação configurado para os aprovadores.
- Preservação da Versão Anterior: Se o documento já possuía uma versão vigente aprovada, os colaboradores continuarão visualizando o conteúdo anterior até que a nova solicitação seja concluída. Um alerta informativo no topo da tela avisa aos leitores que existe uma alteração pendente de homologação.
5. Próximos Passos
Com o documento submetido, prossiga para a etapa de homologação pelos aprovadores:
- Como aprovar ou rejeitar uma solicitação de mudança
- Como alterar um documento já aprovado e consultar o histórico de versões