A etapa de aprovação é o mecanismo central de governança documental no AlfredoERP. É nesse momento que o conteúdo submetido por autores é avaliado formalmente para validar sua exatidão operacional, aderência normativa e alinhamento com as diretrizes corporativas da empresa.

1. Objetivo

Documentar a jornada dos gestores e integrantes do grupo aprovador na localização de solicitações pendentes, análise técnica do texto e tomada de decisão entre aprovar a nova versão ou rejeitar com apontamentos de correção.

2. Onde Localizar Solicitações Pendentes

Os aprovadores podem acessar as solicitações que aguardam homologação por dois caminhos principais no sistema:

  • Central de Revisões e Aprovações: Acesse Manuais e Processos > Configurações > Revisões e Aprovações. Esta tela exibe a listagem unificada de governança com filtro pré-ativado de documentos aguardando homologação.
  • Acesso Direto no Documento: Ao abrir qualquer documento com o status Aguardando Aprovação, o aprovador visualiza os botões de ação diretamente no cabeçalho, além do botão inteligente Solicitações de Mudança com o total de itens vinculados.

3. Procedimento de Aprovação

  1. Abra a solicitação de mudança ou o documento com pendência de homologação.
  2. Examine atentamente o conteúdo proposto, conferindo o resumo das alterações e a formatação das diretrizes.
  3. Estando o material em total conformidade, clique no botão de destaque Aprovar no cabeçalho do formulário.
  4. Ao aprovar, o sistema realiza automaticamente as seguintes ações:
    • Atualiza o status da revisão e do documento para Aprovado.
    • Registra o nome do usuário no campo Aprovado por e grava a data e o horário no campo Data de Aprovação.
    • Transforma o texto aprovado na versão oficial vigente para todos os colaboradores da empresa.
    • Registra uma nota informativa no painel de comunicação e rastreabilidade notificando os seguidores sobre a entrada em vigor da nova versão.

4. Procedimento de Rejeição

  1. Se o texto necessitar de complementações, correções factuais ou ajustes conceituais, o aprovador deve recusar a solicitação clicando no botão Rejeitar (no cabeçalho do documento) ou Cancelar (na solicitação de mudança).
  2. O status da solicitação passa para cancelado.
  3. A versão anterior do documento (caso já existisse uma versão vigente) permanece totalmente intacta e ativa para consulta na empresa.
  4. Recomenda-se registrar no painel de comunicação e rastreabilidade uma justificativa objetiva apontando os motivos da recusa e os itens que devem ser ajustados pelo autor.
  5. Para permitir que o autor refaça a proposta sem recriar o texto do zero, o gestor pode utilizar a ação de retorno para rascunho, reabrindo a solicitação para novas edições.

Boas Práticas de Governança: Sempre registre no painel de acompanhamento o embasamento de uma rejeição. A clareza nos apontamentos acelera o retrabalho do autor e mantém o histórico de auditoria transparente.

5. Próximos Passos

Após dominar o ciclo de aprovação, confira como gerenciar o ciclo de vida subsequente dos documentos:

  • Como alterar um documento já aprovado e consultar o histórico de versões
  • Como configurar aprovação obrigatória e grupo aprovador