Uma gestão documental eficaz exige clareza entre dois eventos operacionais que afetam a vida de um documento corporativo: quando as regras de trabalho foram modificadas e quando o documento passou por uma conferência de rotina para atestar que continua em pleno vigor. No AlfredoERP, esses dois fluxos são tratados de maneira distinta para preservar a integridade das auditorias e evitar ruídos no histórico.
1. Objetivo
Esclarecer as diferenças conceituais, os passos operacionais e os impactos práticos entre a alteração de conteúdo (versionamento) e o registro de revisão periódica (validação temporal), orientando autores e gestores sobre quando acionar cada procedimento.
2. Fluxo A: Alteração de Conteúdo (Versionamento)
A alteração de conteúdo ocorre quando o texto, as diretrizes normativas, as etapas operacionais ou as responsabilidades descritas no documento sofreram modificações reais.
- Gatilho Operacional: O autor abre o documento vigente e clica em Editar. O sistema avisa que uma nova Solicitação de Mudança será aberta.
- Ciclo de Aprovação: As modificações são salvas inicialmente em estado de Rascunho. Para entrar em vigor, o autor precisa clicar em Enviar para Revisão e aguardar a deliberação dos aprovadores.
- Impacto no Histórico: Gera um novo registro numérico na tabela de histórico de versões (por exemplo, transição da Rev 01 para a Rev 02).
- Vigência do Documento: Enquanto a nova proposta aguarda homologação, a versão anterior continua plenamente em vigor e disponível para consulta dos colaboradores. A nova versão só substitui a anterior e passa a vigorar após a aprovação formal.
3. Fluxo B: Revisão Periódica sem Alteração (Validação Temporal)
A revisão periódica de validade ocorre quando o prazo estipulado de vigência expirou, mas a equipe técnica conferiu o processo e confirmou que as instruções atuais permanecem exatas e suficientes.
- Gatilho Operacional: O gestor identifica o documento vencido na Central de Revisões e Aprovações e aciona o botão Registrar Revisão no cabeçalho do formulário.
- Ciclo de Aprovação: Não há necessidade de envio para fila de rascunhos. O próprio assistente permite que o aprovador confirme a renovação do prazo em um único passo.
- Impacto no Histórico: Nenhuma nova versão numérica é gerada na tabela de versões. A confirmação é registrada diretamente nos campos de controle de governança (Última revisão, Revisado por e Próxima revisão) e documentada no painel de acompanhamento.
- Vigência do Documento: O documento permanece continuamente no status Aprovado, mantendo sua vigência ativa e o acesso pleno aos colaboradores sem qualquer interrupção.
4. Quadro Comparativo dos Dois Fluxos
| Critério de Governança | Alteração de Conteúdo | Revisão Periódica sem Alteração |
|---|---|---|
| Motivo do Acionamento | Instruções, etapas ou regras foram modificadas | Prazo de validade expirou, mas regras permanecem iguais |
| Ação no Sistema | Botão Editar no documento | Botão Registrar Revisão no cabeçalho |
| Status Resultante | Gera rascunho temporário até aprovação | Permanece no status Aprovado |
| Criação de Nova Versão | Sim, gera novo número de revisão no histórico | Não, evita versionamento artificial |
| Exigência de Nova Aprovação | Sim, requer nova submissão formal | Não, homologada diretamente pelo assistente |
| Evidência Auditável | Nova linha na tabela de versões e histórico | Registro estruturado no painel de acompanhamento |
| Vigência Durante o Processo | Mantém a versão anterior vigente até aprovação da nova | Permanece aprovado e em vigor ininterruptamente |
5. Exemplos Práticos do Dia a Dia
- Exemplo 1 (Alteração de Conteúdo): A equipe de Recursos Humanos alterou a política de trabalho híbrido, modificando a quantidade de dias presenciais exigidos. Como as regras foram alteradas, deve-se Editar o documento e gerar uma nova revisão para aprovação.
- Exemplo 2 (Revisão Periódica sem Alteração): O procedimento de fechamento mensal financeiro atingiu seu vencimento anual de revisão. O coordenador reuniu a equipe, revisou cada passo e concluiu que o fluxo existente está perfeito. Deve-se Registrar Revisão Periódica, renovando a próxima data por mais um ano sem mexer no texto.
6. Próximos Passos
Para colocar em prática os dois fluxos de governança, consulte os guias operacionais:
- Como usar a Central de Revisões e Aprovações
- Como registrar a revisão periódica de um documento
- Como alterar um documento já aprovado e consultar o histórico de versões