A governança de documentos no AlfredoERP reúne em uma visão unificada todas as demandas de controle que exigem intervenção de gestores e aprovadores. Em vez de navegar documento por documento, a liderança dispõe da Central de Revisões e Aprovações como uma fila de trabalho integrada para deliberar sobre novas versões e monitorar a validade temporal do acervo corporativo.

1. Objetivo

Orientar gestores documentais e integrantes de grupos aprovadores sobre como utilizar a Central de Revisões e Aprovações para auditar a fila de governança, identificar prioridades e acionar diretamente as ações de homologação e conferência periódica.

2. Localização e Modelo Operacional da Central

Para abrir a tela de governança:

  1. Acesse o menu principal e selecione Manuais e Processos > Configurações > Revisões e Aprovações.
  2. O sistema carrega a listagem operacional de governança, estruturada diretamente sobre os documentos da empresa.

Diferente de um relatório estático de histórico, a Central de Revisões e Aprovações atua diretamente sobre os documentos vigentes e em andamento, permitindo que a liderança visualize tanto a conformidade de conteúdo quanto a tempestividade das revisões em uma única tela.

3. Fila de Trabalho: Filtro Padrão "Pendências do Gestor"

Ao abrir a Central, o sistema aplica automaticamente o filtro padrão Pendências do Gestor. Este filtro direciona o foco para os dois cenários que demandam ação executiva imediata:

  • Documentos Aguardando Aprovação: Páginas com novas criações ou alterações de conteúdo submetidas por autores e que aguardam deliberação do grupo aprovador para entrar em vigor.
  • Documentos com Revisão Vencida: Páginas aprovadas cujo prazo limite para conferência periódica já expirou sem que a validação tenha sido registrada.

4. Estrutura de Colunas e Alertas Visuais

A listagem apresenta colunas essenciais para rápida tomada de decisão, complementadas por sinalizações visuais de alerta na linha do documento:

  • Título: Nome do documento cadastrado no sistema.
  • Tipo: Classificação funcional do documento identificada por etiquetas visuais (Manual, Procedimento, Processo ou Instrução de Trabalho).
  • Categoria: Categoria organizacional à qual o documento pertence na árvore corporativa.
  • Responsável: Colaborador encarregado da custódia e manutenção do documento.
  • Status: Situação atual do ciclo de vida do documento (Rascunho, Aguardando Aprovação ou Aprovado).
  • Próxima revisão: Data limite para a próxima validação de vigência. Quando a data está vencida, o texto da data é destacado em vermelho.
  • Colunas Opcionais: É possível exibir nas opções da listagem os campos Última revisão, Aprovado por e Data de Aprovação.

As sinalizações visuais aplicadas às linhas operam da seguinte forma:

  • Linhas destacadas em laranja (alerta) indicam documentos no status Aguardando Aprovação.
  • Linhas destacadas em vermelho (perigo) indicam documentos com Revisão Vencida.
  • Linhas destacadas em azul (informativo) indicam documentos em Rascunho.
  • Documentos com status Aprovado e com revisão periódica em dia são exibidos com apresentação padrão, sem marcação de pendência.

5. Filtros e Agrupamentos Disponíveis

Na barra de pesquisa da Central, o usuário pode refinar a visualização através de filtros dedicados:

  • Filtros de Governança: Pendências do Gestor (padrão), Aguardando Aprovação, Revisão Vencida, Aprovados e Rascunhos.
  • Filtro Pessoal: Meus Documentos (apresenta apenas as páginas em que o usuário conectado é o responsável).
  • Filtros por Tipo de Documento: Segmentação direta por Manuais, Políticas, Processos, Procedimentos ou Instruções de Trabalho.
  • Agrupamentos Rápidos: Agrupar por Responsável, Tipo de Documento ou Categoria para avaliar a distribuição de pendências por área ou liderança.

6. Execução das Ações de Governança

Ao clicar sobre qualquer registro da listagem, o gestor abre o formulário do documento e pode disparar as decisões cabíveis conforme a situação:

  • Para itens em Aguardando Aprovação: Aprovadores autorizados visualizam no cabeçalho os botões Aprovar (para colocar a nova versão em vigor) e Rejeitar (para recusar a solicitação e mantê-la em rascunho com apontamentos).
  • Para itens com Revisão Vencida: Se o documento estiver aprovado e a data limite tiver expirado, o sistema disponibiliza no cabeçalho o botão Registrar Revisão para abrir o assistente de renovação de vigência.

7. Próximos Passos

Para aprofundar as rotinas operacionais executadas a partir da Central, consulte:

  • Como registrar a revisão periódica de um documento
  • Diferença entre atualizar conteúdo e registrar revisão de validade
  • Como aprovar ou rejeitar uma solicitação de mudança