Documentos corporativos vigentes no AlfredoERP possuem ciclos definidos de validade temporal. Quando o prazo limite de um documento expira mas seu conteúdo permanece totalmente correto e alinhado aos processos da empresa, não há necessidade de gerar uma nova versão de texto. O sistema oferece o fluxo de revisão periódica para atestar formalmente a vigência sem produzir versionamentos artificiais.
1. Objetivo
Ensinar gestores e aprovadores a executar o registro de revisão periódica em documentos aprovados com prazo vencido, atualizando a próxima data de conferência e gravando a evidência de conformidade no histórico de acompanhamento.
2. Condições para Execução da Revisão
O botão de registro de revisão periódica é exibido no formulário do documento somente quando todas as seguintes condições técnicas forem atendidas:
- Status do Documento: O documento deve estar no status Aprovado. Documentos em rascunho ou aguardando aprovação não realizam conferência periódica de vigência.
- Revisão Vencida: A data estipulada no campo Próxima revisão deve ser anterior à data atual (revisão pendente/vencida).
- Perfil Autorizado: O usuário conectado deve pertencer ao grupo aprovador configurado para o documento ou possuir perfil de Gestor Documental.
3. Passo a Passo do Registro de Revisão
- Localize o documento com prazo vencido na Central de Revisões e Aprovações ou acesse a página diretamente em Manuais e Processos > Documentos.
- No cabeçalho do formulário, clique no botão Registrar Revisão.
- O sistema abrirá a janela assistente intitulada Registrar Revisão Periódica.
- Confira os dados apresentados e preencha os campos de validação:
- Documento: Exibe o nome do documento sob conferência (campo de leitura).
- Próxima Revisão Atual: Exibe a data limite que acabou de expirar (campo de leitura).
- Nova Próxima Revisão: Informe obrigatoriamente a nova data limite futura para a subsequente conferência do documento. O sistema valida que a data seja posterior ao dia de hoje.
- Observações da Revisão: Insira um resumo sucinto da validação realizada (por exemplo: "Conteúdo revisado e validado junto à área responsável. Mantido sem alterações.").
- Clique no botão Registrar Revisão no rodapé da janela para concluir a homologação.
Boas Práticas de Governança: Sempre registre no campo de observações os nomes dos responsáveis operacionais consultados durante a validação. Esse apontamento fortalece a trilha de evidências para auditorias internas de qualidade.
4. Efeito no Documento e Rastreabilidade
Após a confirmação pelo assistente, o AlfredoERP aplica automaticamente os seguintes controles:
- Preservação do Conteúdo e Status: O texto do documento permanece exatamente o mesmo e o status continua como Aprovado, sem interrupção de acesso para os colaboradores.
- Ausência de Versionamento Falso: Nenhuma nova versão numérica ou solicitação de mudança é criada na tabela de histórico, mantendo o histórico de versões restrito a mudanças reais de diretrizes.
- Atualização dos Prazos de Governança: O campo Próxima revisão recebe a nova data futura preenchida, o campo Última revisão grava a data de hoje e o campo Revisado por vincula o usuário que assinou a conferência.
- Registro no Painel de Acompanhamento: O sistema insere uma nota estruturada no painel de acompanhamento do documento, detalhando o nome do revisor, a data da operação, o novo prazo concedido, a confirmação de conteúdo inalterado e as observações preenchidas.
5. Próximos Passos
Para consolidar o entendimento sobre governança e ciclos de vida de documentos, consulte:
- Diferença entre atualizar conteúdo e registrar revisão de validade
- Como usar a Central de Revisões e Aprovações
- Como alterar um documento já aprovado e consultar o histórico de versões