Em organizações que administram múltiplos CNPJs ou operações distintas na mesma plataforma, a segregação de informações operacionais é um requisito central de conformidade. No AlfredoERP, o módulo de Manuais e Processos opera com isolamento rigoroso por empresa, assegurando que o acervo de diretrizes, normas e rotinas de cada unidade de negócio permaneça estritamente restrito ao seu próprio contexto organizacional.
1. Objetivo
Explicar a administradores e colaboradores como o sistema aplica o isolamento de documentos entre empresas, protegendo o acesso a manuais, categorias, anexos e históricos de acordo com a empresa ativa no momento do trabalho.
2. Princípios do Isolamento Multiempresa
A arquitetura de segurança do AlfredoERP estabelece que todos os elementos documentais estejam obrigatoriamente vinculados a uma empresa:
- Vínculo Obrigatório à Empresa: Cada categoria, manual, procedimento ou instrução de trabalho é registrado com uma empresa proprietária. O sistema não permite a existência de documentos sem empresa vinculada.
- Estrutura Organizacional Própria: Cada empresa possui sua própria árvore de categorias raiz (como Manuais, Políticas, Processos, Procedimentos e Instruções de Trabalho), garantindo autonomia para organizar departamentos e áreas de negócio sem colisão com outras operações.
- Restrição de Transferência: Para preservar a rastreabilidade e evitar movimentações indevidas de informações corporativas, o sistema impede a transferência de documentos entre empresas por usuários comuns.
3. Isolamento Abrangente: Documentos, Anexos e Acompanhamento
O isolamento entre empresas não se limita à listagem de títulos, estendendo-se de maneira uniforme por todo o ciclo de vida documental:
- Documentos e Categorias: Um colaborador autenticado no contexto da Empresa A visualiza apenas as categorias e páginas vinculadas à Empresa A. Documentos da Empresa B não aparecem em buscas, filtros ou árvores de navegação.
- Históricos e Solicitações de Mudança: Todas as propostas de revisão, rascunhos em andamento e aprovações passadas seguem rigorosamente a empresa do documento principal, impedindo qualquer visibilidade cruzada entre organizações.
- Anexos e Arquivos Complementares: Documentos adicionais, modelos e formulários anexados a um procedimento respeitam o isolamento corporativo, restringindo o acesso a partir do contexto de outras empresas.
- Painel de Acompanhamento: O registro de decisões de aprovadores, notas de homologação e datas de conferência periódica permanece circunscrito à empresa proprietária do registro.
4. Cenário Prático Multiempresa
Considere uma organização que gerencia duas operações distintas no AlfredoERP:
- Empresa A (Operação Industrial): Possui procedimentos detalhados de manutenção de maquinário, normas de segurança do trabalho fabril e fichas de controle de qualidade.
- Empresa B (Operação de Varejo): Possui manuais de atendimento ao cliente, políticas de troca de produtos e diretrizes para operadores de caixa.
Quando um usuário atua selecionando a Empresa A como ambiente ativo, o sistema apresenta os registros permitidos no contexto da Empresa A. Caso esse mesmo usuário possua autorização para atuar também na Empresa B e alterne a empresa ativa no topo do sistema, o AlfredoERP recalcula os registros visíveis de acordo com a empresa ativa e as permissões do usuário, exibindo o acervo da empresa selecionada.
5. Boas Práticas de Gestão Multiempresa
Para assegurar conformidade e fluidez nas operações de grupos empresariais:
- Atenção à Empresa Ativa: Antes de criar novos procedimentos ou revisar políticas existentes, certifique-se de que a empresa correta está selecionada no seletor de empresas do cabeçalho.
- Atribuição de Responsáveis Locais: Ao definir o colaborador responsável por um documento, o sistema valida que o usuário pertença à mesma empresa do documento, mantendo o controle de custódia alinhado à respectiva operação.
- Governança de Categorias: Mantenha parametrizações de aprovação adequadas às particularidades regulatórias e aos fluxos de aprovação de cada empresa.
6. Próximos Passos
Para entender como configurar o acesso de colaboradores dentro de cada empresa, consulte:
- Como controlar quem pode acessar e gerenciar documentos
- Como criar e organizar categorias de documentos
- Como usar a Central de Revisões e Aprovações