A gestão do conhecimento corporativo requer equilíbrio entre a ampla disseminação de diretrizes e a proteção de conteúdos confidenciais. No AlfredoERP, a governança de acesso permite definir com exatidão quem pode consultar, editar e homologar cada documento, assegurando que informações estratégicas permaneçam acessíveis apenas às equipes autorizadas.
1. Objetivo
Orientar gestores documentais e administradores sobre a arquitetura de papéis, a configuração de grupos de acesso para restrição de visibilidade e a separação funcional entre consultar um documento e aprovar suas revisões.
2. Papéis e Níveis de Acesso no Sistema
O módulo de Manuais e Processos organiza as permissões dos colaboradores em quatro níveis funcionais principais:
- Leitor e Autor: Acesso operacional básico para consultar documentos liberados na empresa e propor novos rascunhos de procedimentos nos setores autorizados.
- Aprovador: Colaborador participante do grupo corporativo designado para avaliar e homologar solicitações de mudança em categorias sujeitas a controle formal.
- Gestor Documental: Responsável pela governança global do acervo, com autonomia para criar e parametrizar categorias, gerenciar permissões de segurança e supervisionar a Central de Revisões e Aprovações.
- Administrador do Sistema: Perfil responsável pela administração estrutural do sistema, configuração de usuários e parametrizações gerais da empresa.
3. Diferença Essencial: Grupo de Acesso versus Grupo Aprovador
Para manter uma governança documental clara, é fundamental compreender a distinção entre esses dois mecanismos:
- Grupo de Acesso (Visibilidade e Leitura): Determina quem tem permissão para visualizar e abrir o documento no sistema. Quando um documento contém informações restritas, o grupo de acesso delimita os colaboradores autorizados a interagir com aquele acervo.
- Grupo Aprovador (Governança e Homologação): Determina quem possui autoridade para avaliar solicitações de mudança e homologar novas versões para que entrem em vigor.
Atenção de Governança: Pertencer a um grupo de acesso concede direito de consulta, mas não autoriza a aprovar documentos. Da mesma forma, integrar um grupo aprovador confere poder de homologação, mas não dispensa a autorização de acesso ao conteúdo.
4. Comportamento das Restrições de Documento
A visibilidade de cada documento no AlfredoERP obedece a regras diretas de confidencialidade:
- Documentos Sem Restrição de Grupo: Quando nenhum grupo de acesso específico é vinculado à página, o documento é considerado institucional e pode ser consultado por todos os colaboradores da empresa que possuem permissão de acesso aos manuais.
- Documentos Com Restrição de Grupo: Ao associar grupos de acesso específicos no formulário do documento, o sistema restringe a exibição exclusivamente aos colaboradores integrantes desses grupos, além dos gestores documentais e administradores da empresa.
- Acesso dos Gestores Documentais: Usuários com perfil de Gestor Documental mantêm visibilidade de governança sobre todas as páginas do acervo da empresa, garantindo a gestão contínua mesmo em caso de alteração nas equipes operacionais.
5. Proteção de Anexos e Histórico de Acompanhamento
O controle de confidencialidade estende-se de maneira coordenada a todos os recursos associados ao documento:
- Anexos e Arquivos Vinculados: O acesso aos anexos acompanha as restrições aplicadas ao documento. Se um colaborador não possui acesso ao documento, o sistema não permite a visualização ou o download dos arquivos anexados.
- Painel de Acompanhamento e Mensagens: As mensagens, notas explicativas e o registro de atividades do formulário acompanham as permissões do documento. Usuários sem permissão de acesso ao documento não visualizam as mensagens e notas associadas a ele.
6. Próximos Passos
Para aprofundar as rotinas de conformidade e segurança da informação, consulte:
- Como funciona o isolamento de documentos entre empresas
- Como configurar aprovação obrigatória e grupo aprovador
- Como usar a Central de Revisões e Aprovações