À medida que a quantidade de documentos da sua empresa cresce, organizar as pastas em múltiplos níveis hierárquicos ajuda a manter a biblioteca clara e acessível. Saiba como criar subcategorias utilizando o campo Categoria Superior no AlfredoERP.

1. Objetivo

Instruir o Gestor Documental a configurar árvores hierárquicas de pastas e subpastas organizacionais, facilitando a navegação de grandes volumes de documentos.

2. Como Funciona a Categoria Superior

No cadastro de cada categoria, o campo Categoria Superior define o relacionamento de hierarquia entre pastas. Quando você vincula uma categoria a outra existente, o sistema cria automaticamente uma estrutura de árvore pai e filho.

3. Passo a Passo para Criar uma Subcategoria

  1. No aplicativo Manuais e Processos, acesse o menu Estrutura > Categorias.
  2. Clique no botão Novo.
  3. No campo Nome da Categoria, informe o nome do subsetor ou especialidade (por exemplo: Vendas ou Onboarding).
  4. No campo Categoria Superior, selecione a categoria pai correspondente (por exemplo: Comercial ou Recursos Humanos).
  5. Clique em Salvar.

4. Exemplos Práticos de Estrutura

Veja dois modelos organizacionais recomendados:

Exemplo 1: Estrutura da Área Comercial

  • Comercial (Categoria Principal)
    • Prospecção: Instruções e roteiros de qualificação de leads.
    • Vendas: Políticas comerciais, tabelas de alçada e procedimentos de negociação.
    • Pós-venda: Procedimentos de atendimento, suporte e garantia.

Exemplo 2: Estrutura de Recursos Humanos

  • Recursos Humanos (Categoria Principal)
    • Recrutamento: Procedimentos de seleção e contratação.
    • Onboarding: Manuais e trilhas de acolhimento de novos colaboradores.
    • Políticas Internas: Políticas corporativas de benefícios, jornada e conduta.

5. Boas Práticas de Organização

Para garantir que a estrutura permaneça ágil e fácil de navegar:

  • Priorize simplicidade: Estruturas com um ou dois níveis de subpastas costumam atender à maioria das empresas com clareza. Evite criar níveis além do necessário para representar a estrutura da empresa.
  • Verifique o painel lateral: Na tela principal de Documentos, a hierarquia é exibida no painel lateral de pastas com ícones expansíveis e contadores de documentos por nível.

6. Próximos Passos

Com sua estrutura hierárquica estabelecida:

  • Consulte o guia básico de criação de categorias para revisar a base do acervo.
  • Aprenda a pesquisar, filtrar e organizar documentos utilizando o painel lateral de pastas.