As categorias funcionam como as pastas organizacionais da sua empresa no Manuais e Processos. Elas definem onde cada documento fica guardado no acervo, facilitando a localização rápida e a distribuição por setores ou departamentos.
1. Objetivo
Ensinar o Gestor Documental a criar categorias para refletir a estrutura organizacional da empresa e utilizá-las na classificação dos documentos.
2. Para que servem as Categorias?
Enquanto o Tipo de Documento define o que o conteúdo é (um manual, uma política, um procedimento), a Categoria responde à pergunta fundamental: "Onde este documento pertence na empresa?"
Criar categorias adequadas permite organizar o acervo por áreas, tais como Comercial, Financeiro, Recursos Humanos e Operações. Para entender mais sobre essa separação, consulte nosso artigo sobre a diferença entre Tipo de Documento e Categoria.
3. Passo a Passo: Criando uma Categoria
- No menu superior do aplicativo Manuais e Processos, acesse Estrutura > Categorias.
- Clique no botão Novo localizado no canto superior esquerdo da tela.
- No campo Nome da Categoria, digite a identificação da área ou pasta organizacional desejada (por exemplo: Recursos Humanos, Financeiro ou Operações).
- Se esta for uma categoria principal da empresa, deixe o campo Categoria Superior em branco.
- Clique em Salvar.
4. Utilizando as Categorias no Dia a Dia
Assim que uma categoria é criada, ela fica disponível para classificação e navegação de acordo com as permissões de acesso do usuário:
- Ao redigir novos documentos: O campo obrigatório Categoria exibirá a nova opção na lista de seleção.
- No painel de navegação: A categoria aparecerá no painel lateral de pastas na tela principal de Documentos, permitindo filtrar documentos com um clique.
5. Próximos Passos
Com as categorias iniciais criadas, avance na organização do seu acervo:
- Aprenda a estruturar hierarquias e subcategorias organizacionais.
- Veja como criar e redigir o seu primeiro documento na categoria recém-criada.